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643.新型コロナウイルス感染拡大への対応(2)

20200529エゴノキ      20200529エゴノキ2

  以前ご報告しましたように、新型コロナウイルス感染拡大への対応として、法中会(17か寺の住職の会)と初組会(各寺院の僧侶、ご門徒各1名が議員)は会合を開かずに、資料をお送りして議決の必要なものについては書面による議決を行うという方針で進めてきました。その対応状況について、以下ご報告します。

 4月23日に臨時の協議会を開催し、上記の対応方針についてご了解をいただきました。
 その後、関係者からいただいた資料も含めて初組会に使う資料を作成しました。5月11日に第2回の協議会を開き「議案書・資料」について説明を行い、併せてその後次のスケジュールで進めることになりました。
 ・「議案書・資料」を法中会メンバーに送付(5月15日までに)
 ・三役が各寺院を訪問し、「議案書・資料」についての質問、意見を聞く(=書面による法中会)(5月25日までに)
 ・「議案書・資料」を最終決定し、組会議員に送付する(5月30日までに)
 ・書面による議決を受ける(6月10日までに)
 ・議決結果の集計、報告(6月15日までに)

 5月27日に、下記の初組会資料を各寺院に送付することができました。
 ・「2020年度初組会議案書・資料」
 ・議決用「2020年度初組会書面議決書」、返信用封筒
 ・通知「2020年度初組会資料ご送付の件」(組会議員宛)
 ・通知「初組会資料に関する件」(協議員、住職宛:当初資料からの修正について説明)

 今後、書面による議決を6月7日までに返送していただくことになっています。その集計と結果の報告が終われば、今回の異例の書面による初組会が完了することになります。
 当初想定していたスケジュールよりは前倒しして進行することができました。関係の方のご協力にお礼申し上げます。

 今回の対応を通して実感しましたのは、顔を合わせて説明し、意見交換することの意味です。
 協議会は少人数だということもあって会合を開きましたが、法中会と初組会は書面でということになりました。口頭で説明し質疑を受ければ簡単に済ませることも、書面でやろうとすると、説明資料を送り、ポイントとなる事項について文書で説明し、質問・意見があればこれまた文書で回答をいただき、資料を修正したらその旨報告する、というステップを踏むことになります。
 作成した資料にも、これまではなかった、市川前組長の「退任のご挨拶」と私の「新任のご挨拶と議題に関する補足説明」を入れるなどの対応を行いました。
 誠にややこしく、資料に抜けがないか、分かりにくいところはないか、など普通以上に気も配りました。(のですが、28日になって資料の修正した部分に整合性のとれていないところを見つけて、とほほ・・・です)

 コロナウイルスへの対応として、多くの企業が「テレワーク」の導入を進めていると報道されています。これまでは顔を合わせて進めていた仕事を、そうすることなく進めることの難しさが分かるような気がします。営業活動などは面と向かって話をすることが重要でしょうから、ご苦労が多いことだと想像されます。
 逆にコロナウイルス対応を通じて、顔を合わせなくても意志を伝達し思いが伝わる、そんな仕事の進め方を考えるよい機会になるととらえることもできると思います。なかなか難しいことだと思いますが、それが「新しい日常」の一部になっていくのではないかと考えています。

 4月から、三役の間ではLINEを使った連絡や情報共有を進めており、できればその範囲を広げたいと考えております。事務的な手数は減らしながら、顔を合わせなくても思いは伝わるという「新しい日常」ができれば、と思います。

(写真は、エゴノキです。)

 石段の登り口に花が咲いています。高い樹高の木ですから、目の前で花を見るのは難しいのですが、石段のおかげで割合に近くで見ることができます。地面にははなびらがたくさん落ちていて良い香りがします。
 エゴノキという名前は、実をかじると刺激があって「えぐい」ところからきているのだといいます。

(このブログは毎週2回、月曜日と金曜日に新しい記事を載せる予定ですので、また覗いてみてください)
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